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by nimphoПосмотрели: 3731 раз Комментарии 0 Date: 22-06-2017 Язык:
Mancando ancora un paio di mesi al termine del mio periodo di maternità ed alla conseguente ripresa lavorativa, trovandosi lo studio scoperto nel ruolo di segretaria a seguito dello stabilito mancato rinnovo del contratto a termine della ragazza chiamata a sostituirmi, dopo aver parlato con mio marito di una possibile soluzione che mi era venuta in mente ed averlo convinto abbastanza facilmente sulla percorribilità della soluzione stessa, ho scritto ai suoi due soci la mail che riporto di seguito.
Considerata sia l’insoddisfazione da parte vostra in merito alle scarse capacità lavorative evidenziate dalla ragazza che mi ha sostituito fino ad oggi, sia la prossima scadenza del suo contratto (fine di Febbraio), penso di aver individuato una possibile soluzione per far fronte ai pochi mesi che mancano alla mia ripresa lavorativa. So per esperienza personale derivante dagli ormai quasi 20 anni lavorativi alle vostre dipendenze presso lo studio che è molto utile aver ben chiaro lo scopo dell’azienda, i servizi offerti ai Clienti ed i sistemi di comunicazione in quanto più informazioni si hanno e più la segretaria riesce a capire da sola che cosa deve essere fatto anche al fine di mettere in atto una adeguata attività di filtro a tutela dei capi, compito molto importante in quanto a lei è richiesto di regolare il traffico delle comunicazioni da e verso i propri capi, di fatto lei è il loro braccio destro. Nel nostro caso la segretaria è la persona posta alle vostre immediate dipendenze e deve essere non solo degna della massima fiducia, ma anche capace di affiancarvi ed assistervi in modo puntuale, valido ed immediato per permettervi di svolgere e di gestire al meglio le attività connesse con il vostro ruolo. La nostra segretaria deve essere attenta, discreta, flessibile, dinamica, evitare di essere troppo sensibile o permalosa, molto importante è anche che sia in grado di affrontare qualsiasi tipo di urgenza, di pressione, di contrattempo. Deve infine possedere una grande disponibilità ed essere in grado di sapersi adattare, di volta in volta, alle diverse mansioni che deve svolgere, quali ad esempio occuparsi dell’accoglienza clienti/fornitori/corrieri, annunciare i clienti/fornitori ed accompagnarli previa autorizzazione o metterli in attesa adoperandosi affinché si trovino a loro agio, gestire il centralino con smistamento delle chiamate in arrivo, redigere, modificare e stampare testi/lettere/moduli/tabelle e documenti aziendali, controllare la posta in arrivo ed evadere per quanto possibile la corrispondenza dei capi, utilizzare software posta elettronica, gestire gli appuntamenti e l’agenda dei capi fissando appuntamenti ed impegni, utilizzare strumentazione a supporto dell’attività d’ufficio (fax, fotocopiatrice, scanner), allestire ed organizzare adeguatamente le riunioni di lavoro, organizzare i viaggi di lavoro conformemente alle indicazioni ricevute, occuparsi delle commissioni esterne, essere sempre attenta e disponibile alle esigenze e bisogni dei capi. È molto importante che la nostra segretaria abbia ben chiari gli obiettivi che deve perseguire e raggiungere in funzione delle vostre richieste esplicite ed anche implicite perché questo la proietta verso i risultati da ottenere e le dà una chiara indicazione del comportamento più idoneo da utilizzare. Ritengo che i vari problemi emersi in questi ultimi mesi a causa dell’inefficienza ed a volte inaffidabilità della persona che mi ha sostituito possano, almeno fino al mio rientro ed anche oltre, trovare una semplice soluzione interna considerando attentamente il carattere e le qualità di Andrea, mio marito e vostro socio ed il fatto che la contrazione delle commesse ed il difficile momento del mercato hanno comportato un grosso calo del suo carico lavorativo. Credo che lui sia sicuramente in grado di assolvere sia come capacità e competenze sia come predisposizione caratteriale i compiti elencati sopra come e forse meglio di me. Capisco l’obbiezione che ad oggi lui è uno dei 3 soci, ma credo che l’interesse dello studio debba e possa prevalere. Per come lo conosco e per come ha ascoltato questa mia proposta, credo sicuramente che dopo una certa ritrosia iniziale dovuta a difficoltà sia di immagine verso l’esterno che psicologiche e dopo qualche giorno di ambientamento, si calerebbe in questa nuova realtà lavorativa ricavandone piena soddisfazione e portando a termine con entusiasmo ed affidabilità quanto necessario da perfetta assistente personale dei capi. Il suo carattere lo porterebbe a calarsi nel ruolo in modo totale e convinto, riuscirebbe ad essere nel breve una bravissima segretaria e credo davvero che si immedesimerebbe al punto di riconoscersi come tale fino ad essere in pochissimi giorni la vostra assistente ideale. Onesta, affidabile, capace, attenta e disponibile ad ogni esigenza vostra e dello studio. La presenza di questa nuova e per me graditissima collega permetterebbe inoltre a me tra pochi mesi di poter prendere in considerazione una mia ripresa lavorativa parttime in quanto sono certa che dovrei semplicemente dedicarmi alla supervisione del suo lavoro affiancandola in caso di sovraccarichi lavorativi. Il restante della mia attività sarebbe destinato ad affrontare le mansioni di cui la mia collega non potrebbe farsi carico per ovvie ragioni e che comunque riprenderei in carico con il piacere, l’entusiasmo e la totale disponibilità di sempre. Nel caso, potreste fin da ora contare da parte mia sulla massima collaborazione sia per trasferire le varie mansioni di ufficio sia per facilitare l’accettazione da parte di Andrea del nuovo ruolo, ma quest’ultimo sarebbe davvero un problema del tutto ale e forse inesistente. Sono convinta che con il mio rientro al lavoro anche se parttime potreste davvero e definitivamente contare su due affidabili e disponibili assistenti personali.
Per mia fortuna anche i due soci di mio marito (ed ora suoi capi oltre che miei) hanno trovato ottima la soluzione che proponevo e da me ampiamente rassicurati sulla disponibilità di Andrea hanno immediatamente proceduto a metterla in pratica portando in modo naturale e rapido mio marito a divenire quella efficiente ed affidabile segretaria che io non dubitavo potesse diventare e facendo finalmente emergere del tutto il suo lato femminile e sottomesso anche al lavoro.
Ora che ho ripreso il mio posto al lavoro, sono strafelice di avere una nuova collega ed amica e non essere più la sola femmina alle loro dipendenze!
Ovvio che, con mia totale approvazione, come mi hanno già fatto sapere i nostri capi, certe mansioni resteranno di mio esclusivo appannaggio quanto e più di prima anche perché da ora destinate solo a 2 capi!